Wymagania:
- Biegła znajomość obsługi komputera oraz pakietu MS Office (w tym MS Word i MS Excel),
- Doświadczenie w pracy na stanowiskach administracyjnych związanych z archiwizacją dokumentacji i obiegiem korespondencji, preferowane doświadczenie w archiwizacji i zarządzaniu dokumentami w wersji elektronicznej na dedykowanych serwerach,
- Czynne prawo jazdy kat. B,
- Umiejętność pracy zespołowej,
- Umiejętność pracy pod presją czasu.
Zakres:
- Prowadzenie wszelkich spraw związanych z prawidłowym funkcjonowanie biura,
- Obsługa papierowej i elektronicznej poczty (przyjmowanie, rejestrowanie, skanowanie, wysyłanie) wraz z zapewnieniem właściwego obiegu dokumentów,
- Dystrybucja korespondencji (dostarczanie/odbiór od/do stron Kontraktu oraz korespondencji pomiędzy biurami realizującymi Kontrakt,
- Elektroniczna i papierowa archiwizacja dokumentacji kontraktowej, obsługa serwera z bieżącą archiwizacją dokumentów,
- Zamawianie kurierów, nadawanie przesyłek i poczty oraz monitorowanie ich doręczenia,
- Organizacja narad, Rad budowy, narad technicznych i spotkań,
- Przygotowywanie protokołów i notatek z narad, Rad budowy, narad technicznych i spotkań,
- Koordynacja w zakresie sprawnego przepływu informacji pomiędzy biurami realizującymi Kontrakt,
- Koordynacja w zakresie sprawnego przepływu informacji pomiędzy członkami Zespołu realizacyjnego, rozsyłanie korespondencji zgodnie z dekretacją,
- Kontrolowanie terminów odpowiedzi na wpływające pisma oraz monitowanie o opinie do poszczególnych członków personelu,
- Opieka nad dokumentacją dostarczoną do biura Inżyniera,
- Bieżące wparcie pracy Inżyniera Projektu, Inżynierów Rezydentów,
- Pisanie pism kontraktowych w uzgodnieniu z przełożonym,
- Bieżące uzupełnianie materiałów biurowych, środków czystości oraz innych materiałów niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania biura,
- Pomoc w zakresie sporządzania dokumentów kontraktowych,
- Odbiór i dystrybucja wraz z protokolarnym przekazywaniem sprzętu i wyposażenia,
- Dbanie o prawidłowe działanie sprzętów biurowych,
- Zastępstwo w biurze i biurach terenowych
Mile widziane:
- Znajomość procedur administracyjnych związanych z procesem inwestycyjnym i realizacją kontraktów budowlanych.
Pracując z nami możesz liczyć na:
- Ciekawą, pełną wyzwań pracę w międzynarodowej firmie;
- Przyjazną atmosferę i możliwość rozwoju.
Pozostałe informacje:
- Lokalizacja: Jasło
- Możliwe formy współpracy: umowa o pracę
- Data rozpoczęcia: jak najszybciej
- Wynagrodzenie: 4 806 – 6 000 złotych brutto
- Skontaktujemy się z wybranymi kandydatkami / kandydatami.
Jeśli jesteś zainteresowany współpracą, prosimy o wysłanie CV na adres: rekrutacja@suezpolska.pl
Prosimy również o dołączenie klauzuli informacyjnej.
Specjalista ds. obsługi biura / Administrator Kontraktu (k/m)